国际交流中心接待工作办法

为了进一步使中心工作接待工作规划化，确保服务质量，做到热情周到、简朴节约、宾客满意，特制订本办法。

一、 接待原则：

1、 坚持对等、对口接待原则

2、 坚持就近、就地、就简接待原则

3、 坚持预算、结算原则。

二、 接待范围

1、 上级有关部门领导

2、 海外来访团组，

3、 其他因工作关系需要接待的客人。

三、 接待用餐

1、 来访客人原则上不安排就餐，如符合规定、需要在校内安排用餐的，需要OA填写《西安外事学院接待用餐、住宿申请表》（主管院长签字），经党政办公室分管同志根据标准审批核算，主任签字认可后予以安排。按照学校规定严禁先用餐、后补单的行为。

2、 在校内用餐，由院长办公室按照学校标准（含酒水）安排

3、 原则上不安排在外就餐，特殊情况拟在校外安排接待用餐的，由各部申请，部门负责人签字，在党政办公室分管同志处备案后办理。用餐费用报销时，各部经办人查验票据真伪查验记录后交由中心办公室备案，由党政办公室分管同志确认，主任签字认可，主管校级领导审批后报销。（原则上到访人员在外用餐标准为普通人员不超过30元，处级不超过50元，院级不超过80元，陪同教师不超过35元，如学生陪同不超过25元）

4、 在外地出差期间临时需要接待用餐的，必须请示主管院领导方可安排。

5、 接待用餐严格按照经过核算、审批的费用标准安排，凡超出审批标准的，超出部分由各部经办人员负责。

6、 由部门负责人确定陪餐人数。

四、 住宿

来访客人原则上不安排住宿。确需安排住宿的，由部门负责人审定，OA报党政办公室审批，安排在何园酒店。如重要客人确需安排在外住宿，由部门负责人审定酒店等级，报党政办公室批准后予以安排。

五、 用车

来访客人原则上不安排用车，确实符合规定的一般只安排机场、火车站等接送，不再安排其他用车。如临时用车无提前报备则根据党政办公室分管同志及车队核实车辆在校情况，确实无法派车由各部自行解决。

六、 外出参观

1、 来访客人原则上不安排参观（尤其无具体合作的礼节性访问）。确需要安排外出参观的，由各部负责人提出参观路线，中心办公室备案报部门负责人最终审批。

2、 外出参观以节俭、够用为原则，5人以下来访团组最多陪同一人，超过5人团组最多不超过2人陪同，陪同人员门票费用大于聘请导游费用一律请导游专业讲解，陪同人员在外等候不进入。

3、 外出参观除大门票以外的其余花销不报销（如二道门票、纪念品、书籍、特色食品等），演艺活动参观原则上由来访客人自行支付相关费用包括我校陪同人员。

七、 接待工作的管理和审批程序：

1、 接待工作统一由各留学部做具体安排，中心办公室备案，提交院务会审核。

2、 根据来访客人的具体情况，由各部提交外事接待申报单及具体日程安排，交流中心办公室根据来访客人向部门负责人请示确认接待规格、主接待人、陪同人员、用餐标准等。参加接待的相关人员，根据报告单安排的时间、地点，接待客人。接待结束后填写外事接待记录（记录本及电子版）并提交新闻稿件初稿。

八、 礼品申请与管理：

中心接待所需礼品（纪念品）从党政办 / 后勤管理办公室领取，接待人员按需发放并做好登记。如对方赠与学校礼品及时交送中心办公室备案记录

补 充 说 明

其他报销注意事项：

1、 所有外事接待需要借款报销的应提前报送预算（每月20日提交下月预算），特殊情况当月提前7天报送预算，临时告知需要借款的一律由各部垫付，当月提交预算凭票次月报销，超出标准各部自行承担。

2、 报销票据需正规发票，流水单及小票不作为报销票据。增值税发票填写务必提供详细信息（开票信息附后）

3、 预算应节约够用，分类提交，中心办公室备案提交院务会审批，未通过审批的项目不得进行，超出审批费用各部自行支付。

4、 报销单据应有经办人、各部负责人亲笔签名提交中心办公室备案，部门负责人签字后统一报销。

预算表参考模板

安外事学院外事接待申请表（试行）